대학 전자구매시스템 도입비용 제로… 학교행정시스템과의 연계 운영

[한국대학신문 정명곤 기자]등록금 동결과 학령인구 감소로 인해 대학들이 어려운 살림살이를 하고 있다. 교원 충원은 고사하고 대학구조조정으로 인원을 감축해야 해야 하는 상황에 이르고 있다. 대학 행정의 효율성을 위한 대책이 필요한 가운데 전자조달시스템의 도입을 통해 연간 15억 원 가량의 구매 예산 절약을 하는 대학들이 생겨나고 있다.

2015년 3월에서 2016년 2월까지 구매실적 데이터를 기준으로 명지대의 도입 효과를 살펴보면, 구매건 수는 931건이고, 예산액은 약 83억 8000만 원이며, 집행금액은 약 68억 5000만 원이다. 절감액은 약 15억 3300만 원으로 예산 절감율이 18.3%에 이르는 것으로 나타났다.
특히 84건의 용역 부문에선 예산대비 4억 8000만 원을 절감해 33.8%의 예산절감의 효과를 거두었다.

명지대는 2009년부터 썬더디에스의 전자조달시스템 ‘스타빌’을 구축해 운영 중이며, 중앙 조달을 담당하는 구매팀 외에 학과, 행정부서, 부설기관 물품담당자들이 직접 전자조달시스템에 접속해 구매공고 게시 후 업체를 선정할 수 있는 구조이다.

수요부서의 구매 업무는 구매팀에 의해 통합 모니터링되며, 모든 기능들이 국가계약법과 조달청 구매규정을 준수하도록 표준화 돼 비전문가인 교직원들의 구매 업무처리가 수월하다.

공사 및 용역을 포함해 5명이 처리하던 구매 업무를 수요부서 교직원 382명이 나눠 처리하고 있어 업무처리가 빠르고 정확하며 높은 예산절감 효과와 생산성, 투명성을 보이고 있다.

썬더디에스의 ‘스타빌’은 현재 명지대, 한림대 등 수도권 4개 대학에서 운영 중이며, 원광대, 산업기술대 등 6개 대학이 연내 도입을 검토 중이다. 썬더디에스는 ‘2주이내 오픈’, ‘도입비용 제로’, ‘예산절감 20%’의 강점을 내세우며 올해 안에 10개 대학의 추가 유치를 자신하고 있다.

■ 전자조달시스템, 왜 필요한가 = 대학의 구매 환경은 과거와는 다르게 변화하고 있다. 수도권 M대학의 2011년부터 2013년까지 3년간의 구매 실적 데이터를 분석해 본 결과, 다수 공급자에 의해 유통되는 표준 공산품의 구매 비중이 전체 예산의 73%를 차지하고 있으며, 1000만 원 내외의 소액 구매가 반복해서 이루어지고 있는 특성을 보이고 있다.

통상적으로 2000만 원 이상의 물품 구매나 용역, 공사의 조달은 공개입찰 방식으로 진행한다. 입찰공고 게시부터 업체선정까지 최소 2주에서 최대 6주까지의 처리기간을 거친 후 최저가 또는 기술/가격 분리에 따른 2단계 협상 계약을 진행하는 게 일반적이다. 입찰 참여 업체수가 부족하거나 검증되지 않은 업체들이 수익성을 무시한 저가 수주로, 품질보증이나 사후관리에 어려움을 겪는 경우도 비일비재하다. 또한 대학 교원인력의 절대적인 부족으로 구매 이외에 타 업무를 병행하고 있어, 효율적인 조달업무 수행과 체계적인 업체관리에 한계를 보이는 게 현실이다.

또한 대학 구매업무는 일반기업체 구매와는 다르게 국가계약법과 조달청 구매규정을 준용하고 있으며 업무감사에 문제가 없도록 절차의 공정성 확보와 관련 자료의 장기 보관이 중요하다.

이런 이유로 대학 구매 업무는 △구매 시간 단축과 절차의 공정성 및 투명성 보장 △입찰서류와 부속문서들을 전자화 해 문서관리 업무 제거 △소액‧다빈도‧반복 구매 업무의 효율성을 높여 구매 담당자 직무역량 확대 △구매 프로세스, 예산, 구매실적, 전자문서를 통합하여 내부 자원화 △ 공개경쟁 촉진을 통한 조달예산의 획기적 절감이 필요하다.

■ 전자조달시스템, 예산절감‧업무효율성증대‧구매통합관리에 효과 = 이러한 이유로 많은 대학들이 구매 혁신의 해법으로 전자조달시스템을 검토하고 있다.

전자조달시스템을 도입 운영하는 대학들의 구매 데이터를 분석한 결과, 대학 정원이나 예산 규모에 따라 차이는 있지만 평균적으로 공사 입찰은 25%, 표준 공산품 구매는 13~15%, 용역 계약은 약 30% 정도 예산이 절감이 된 것을 확인했다.

또한 업무 처리가 빨라지고 거래 문서의 식별과 관리가 효율적이다. 견적서, 입찰참가신청서, 이행증권 등 입찰 서류들이 전자조달시스템을 통해 전자문서로 접수, 저장되어 종이문서 수발 업무가 제거되며, 과거 구매 터이터에 대한 이력 추적과 문서 조회가 마우스 클릭 몇 번으로 가능하다. 구매 방식의 80%를 차지하는 일반적인 전자견적 구매의 경우, 업무처리 시간이 40% 이상 단축되어 높은 업무 생산성을 보이고 있다.

구매 프로세스에 대한 통합관리는 학교 행정책임자 입장에서 아주 중요하다. 수요부서별, 예산별, 기간별 구매 데이터 통계와 함께 개별 구매공고들이 어떻게 진행되고 있는지, 납기 준수 여부, 공고 참여율, 투찰율에 대한 정확한 파악은 구매 업무의 성과를 높이고 예산절감 효과를 예측할 수 있는 중요한 관리 포인트이기 때문이다. 전자조달시스템은 구매 프로세스와 결과물을 종합적으로 볼 수 있는 ‘눈’을 제공한다.

전자조달시스템의 가장 큰 장점은 투명하고 공정한 구매를 보장한다는 것이다. 관행처럼 행해져오던 비교견적서 대리 제출, 특정업체 몰아주기식 사양 결정, 몇몇 거래업체에게만 구매 정보를 공개 한다던가 견적서 마감일을 일부러 짧게 잡는 등 편의라는 이름으로 행해지던 불합리한 구태를 제거할 수 있으며, 다수의 업체들을 대상으로 한 인터넷 공개경쟁으로 업체간 담합을 예방할 수 있다.

전자조달시스템은 기본적으로 사업자명의로 발급된 전자상거래용 공인인증서를 채택하고 있다. 견적 투찰, 입찰서 제출, 전자계약 체결 등에 공인인증서를 이용하여 전자서명 처리를 하는데 이는 전자서명법에 의해 법인인감을 날인하는 것과 똑같은 법적 효력을 가진다. 또한 투찰가, 예정가는 암호화 저장되어 개찰일 이후 조회가 가능하며, 인증서를 이용한 전자서명 시, 해당 인증서로 전자서명값을 생성하여 거래 정보와 함께 저장하여 거래의 투명성과 안정성을 높이고 있다.

■ 썬더디에스의 전자조달시스템 ‘스타빌’ = 이와 같은 장점에도 불구하고 전자조달시스템을 도입하는 데 있어서의 어려움은 2억 원 내외의 도입‧운영 예산 확보와 시스템 운영 관리의 실효성이다. 전자조달시스템의 운영관리는 기술적인 시스템 유지보수를 넘어 협력업체 POOL 확보나 거래 참여 촉진 활동, 협력업체 응대를 포함하기 때문이다.

썬더디에스는 ‘스타빌’ 솔루션을 무상으로 제공하고 있다. 수익원은 낙찰이 확정된 계약업체로부터 계약 금액의 0.6~0.9% 거래 수수료를 받는 것이다.

거래 수수료 지불에 대한 업체들의 부담이나 반발은 우려할 수준이 아닌 것으로 나타났다. 기업체들이 거래 실적이 전혀 없는 대학에 협력업체로 등록하고 거래에 참여한다는 게, 모든 업체에게 개방되어 있다고는 하지만 생각처럼 쉽지도 않을뿐더러 담당자 접촉에 애로사항이 많다. 스타빌은 이러한 기업체들의 대학 거래 참여를 보장하고 증진한다.

스타빌을 도입한 대학들이 자기 대학 전용 전자조달시스템에 구매 공고를 등록하면 스타빌에 자동으로 게시되며 스마트폰 앱을 통해 스타빌 회원사에게 실시간으로 전달된다. 스타빌 가입 이전, 기업체들은 대학 홈페이지를 정기적으로 방문하거나 대학 담당자들과의 전화통화, 방문을 통해 영업정보를 수집해야 했다. ‘거래 탐색 비용’을 지불해야 할 영업정보를 스타빌을 통해 확보할 수 있고 해당 대학을 직접 방문하지 않아도 전자견적이나 전자입찰에 바로 참여할 수 있다. 또한 입찰 참여를 위해 시간∘비용을 들여가며 대학을 직접 방문할 필요 없이 전자투찰로 매출을 발생할 수 있다. 입찰 결과 확인이나 계약서 체결, 주문서 접수, 검수결과 확인 등이 모두 스타빌을 통해 이루어져 기업체의 업무 효율성이 높아진다.

거래수수료는 ‘거래 탐색 비용’과 ‘거래 부대 비용’ 절감, ‘업무 효율성’ 제고에 따른 절감액을 공유하는 개념이라고 할 수 있다. 현재 스타빌은 스타빌을 사용하지 않는 주요 대학의 구매 공고와 조달청 나라장터 구매 공고도 매일 수집하여 회원사에게 제공하고 있다.

스타빌은 최저가, 적격심사 후 최저가, 기술 및 가격분리 협상계약 등 다양한 낙찰방식과 전자계약 서비스를 제공하고 있으며 협력업체 풀 정보를 공유한다. 특히 회원가입제가 아닌 대학전용 독립시스템 구축 방식이라, 업체의 전자투찰 참여나 거래데이터 관리는 모두 대학전용 서버에 저장되며, 대학 업무 특성에 맞게 커스터마이징 되어 내부 행정시스템이나 자산관리시스템과의 연계 운영이 가능하다.

■ 썬더디에스는 어떤 회사인가 = 주식회사 썬더디에스는 전자조달시스템(스타빌), RFID자산관리시스템(TAMS), 버스통합관리시스템(유니버스) 등 대학 행정 기반 정보시스템을 개발 공급하는 IT전문기업이다. 버스통합관리시스템 유니버스는 인제대, 대구대, 전북대, 순천향대, 강동대, CJ그룹, 녹십자 등 19개 운행기관, 6만여명이 이용하고 있는 통학/통근버스 히트 솔루션이기도 하다.

2013년 1월 기술혁신형 중소기업(이노비즈) 인증을 획득 하였으며 2013년 12월 한국정보화진흥원으로부터 스마트워크 활성화 혁신기업상을 수상한 바 있다. 썬더디에스는 국토부 ‘민간전자입찰사업자’ 승인을 위해 올 6월, 자본금을 2억 9천만원으로 높이고 전자조달서비스 확대에 집중하고 있다.